Artikelen

Samenwerken ontleed

Wat een prachtige locatie om de cursisten en hun collega’s te ontvangen voor de tweede dag van de module Verbinden. Wij zijn te gast in het Anatomiegebouw in Utrecht. Het gebouw maakte onderdeel uit van de Universiteit en is in 1921 gerealiseerd. Het huisvestte de faculteit Diergeneeskunde. Joseph Crouwel bouwde dit gebouw in de Amsterdamse School stijl: baksteenarchitectuur, tufstenen dierenkoppen bij de entree en in de centrale hal, glas in lood in het plafond van de hal en ramen in de trappenhuizen en veel mooi uitgevoerde details. Met de verhuizing van de universiteit naar de Uithof kwam het leeg te staan. De laatste twintig jaar was de begane grond in gebruik als kinderopvang. In 2014 kocht AST Beheer B.V., een private belegger, het pand van de gemeente. Marcel Martensen, architect te Utrecht, maakte het plan voor de transformatie van het gebouw en geeft ons een rondleiding. Het gebouw huisvest nu 10 huurappartementen en een educatiecentrum met de naam Anatomiegebouw. Het Anatomisch Theater is een mooie zaal voor presentaties en de Snijzaal, waar we de middag en avond doorbrengen, een mooie werkruimte. In het souterrain is een restaurant gemaakt. Hier is duidelijk dat een opdrachtgever en een architect met liefde voor het gebouw hebben samengewerkt. Geld noch moeite is gespaard om het gebouw in de oude luister te herstellen en dat is meer dan gelukt.

Het verschil kaptitaliseren

Verbinden gaat om samenwerken. De tweede dag van de module Verbinden staat in het teken van samenwerken en drie vrouwen verzorgen het programma. Sandra Schruijer, als hoogleraar verbonden aan Universiteit van Utrecht en TIAS, doet de aftrap. Als psycholoog houdt zij zich bezig met de dynamiek van samenwerken over de grenzen van organisaties heen. Zij benadrukt bij de start van haar college dat samenwerken geen doel is maar een middel en dat je het alleen moet doen als het meer oplevert dan wat je alleen kunt. Interafhankelijkheid wordt dat genoemd. Wat Sandra haar hele werkzaam leven intrigeert, is waarom samenwerken zo moeilijk is. Zij doet daar onderzoek naar, maar blijft daarnaast in de praktijk werkzaam omdat je daar juist van kan leren. Samenwerken is spannend omdat er verschillen zijn tussen de mensen. De ander heeft wat jij niet hebt, dat is juist de reden om samen te werken. Maar laten mensen nou helemaal niet houden van verschil. We zoeken juist graag mensen om ons heen die op onszelf lijken. De kunst van samenwerken is om het verschil te kapitaliseren. Dat klinkt logisch maar is in de praktijk lastig. Dit komt niet door irrationeel gedrag, maar door emotioneel gedrag. Samenwerken kan alleen slagen als je elkaar vertrouwt, maar vertrouwen is er niet meteen, daar moet je aan bouwen. En dat proces is nooit helemaal klaar, je moet er voortdurend aan werken. Je moet je ook realiseren dat diegene met wie je aan de tafel zit, daar niet alleen voor zichzelf zit maar ook namens een achterban. Zowel loskomen van de groep aan tafel als loskomen van de achterban, leidt tot minder succesvol samenwerken. We zijn geneigd weg te lopen van de problemen, van de hitte. Maar voor goed samenwerken moet je durven ‘schuren’, je moet de relatie ook echt met elkaar durven aangaan. Ter afsluiting nog wat tips voor een goede samenwerking. Betrek zoveel mogelijk stakeholders vanaf het begin bij je project. Als je iemand – goed bedoeld – overslaat, voelt die zich beledigd en neemt hij die emotie mee wanneer hij wel aan tafel komt. Nodig dus ook vooral de criticasters uit, beter aan de voorkant dan later in je project. Wil je bouwen aan vertrouwen, durf dat dan ook persoonlijk vlak te doen. Wees niet bevreesd om grondregels met elkaar af te spreken, dan weet je van elkaar hoe te handelen als het wel mis gaat. Pas op wanneer de sfeer te gezellig wordt aan tafel. Dat zou zo maar eens kunnen komen omdat de echte problemen niet worden besproken. En als er een conflict is, kijk even goed of dat een relationeel conflict of een taakconflict. Speel de bal en niet de persoon!

Je geeft zelf vorm aan de samenwerking in het contract

Voor Caroline Weebers, jurist bij Weebers Vastgoedadvocaten, is het niet moeilijk om een bruggetje te slaan naar de voorgaande spreker. Nu krijgen mensen in eerste instantie geen associatie met samenwerken bij een jurist, maar dat is natuurlijk wel de basis van al die contracten die bij projecten worden gesloten. Je bouwt aan het vertrouwen tussen partijen en legt de samenwerking ten behoeve van het project vast in een overeenkomst. Om een goed contract te sluiten moeten vier vragen worden beantwoord:

• Hoe vind ik de juiste partij?
• Hoe vind ik de juiste samenwerkingsvorm?
• Hoe maak ik de juiste afspraken? 
• Wat kan en mag allemaal (wetten, regels maar ook governance)?

Een van de belangrijke onderdelen in een contract is het neerleggen van de risico’s bij partijen. Bij een goed contract is dit in evenwicht, komt het terecht bij een partij met invloed maar ook met voldoende brede schouders. Er is een tijd geweest,vooral in de infrastructuur, dat het Rijk alle risico’s bij de markt wilde leggen, maar men realiseert zich nu dat dit vaak niet voor de volle 100% kan. Een contract kan men zien als een gelijkzijdige driehoek tussen geld, zeggenschap-bevoegdheden en risico’s (en kansen). Het vertrouwen dat nodig is, is de cirkel waarbinnen de driehoek valt. Als een van de drie elementen anders is, dan krijgt de driehoek een andere vorm, langer op een smallere basis. De lijn die nodig is om nu de driehoek te bevatten wordt groter. Dat betekent dat er meer vertrouwen nodig is om de ogenschijnlijke onbalans in het contract mogelijk te maken. Naar aanleiding van een vraag uit de zaal legt Caroline uit dat gemeenten aanbestedingsplichtig zijn voor het uitbesteden van werk maar niet voor de verkoop van eigen bezit. Vaak wordt de verkoop wel in een meervoudige selectie of aanbesteding gegoten om een objectieve keuze te kunnen maken op een combinatie van prijs en kwaliteit. Een andere vraag betreft: prevaleert een realisatieovereenkomst of de bouwvergaderingen. Dat hangt er vanaf hoe je het hebt omschreven in het contract. Als de bouwvergaderingen prevaleren, dan is de verslaglegging daarvan erg belangrijk. De conclusie is dat je zelf vormgeeft aan de samenwerking in het contract, maar dat je je bewust moet zijn van alle consequenties daarvan voor het project.

Goed opdrachtgeverschap

Marleen Hermans, partner bij Brink Management & Advies en hoogleraar Publiek Opdrachtgeverschap aan TU Delft, sluit de dag af. In een wervelende workshop in de middag maakt zij de cursisten duidelijk waar je aan moet denken bij goed opdrachtgeverschap in een veranderende markt.